Procedura operativa per l’invio della segnalazione e successivo monitoraggio
1. Nuova segnalazione
Il segnalante che vuole effettuare una segnalazione accede al seguente link https://itagopartners.wb.onecompliance.cloud/#/
Selezionando il tasto “Invia una segnalazione” accede alla schermata di creazione della segnalazione. Come primo passo avrà la possibilità di selezionare il destinatario della segnalazione (Responsabile del Whistleblowing e/o Funzione di Riserva, nel caso in cui il responsabile del Whistleblowing sia in conflitto rispetto alla segnalazione stessa).
Nella creazione di una nuova segnalazione è importante andare ad individuare le informazioni da inserire, al fine di rendere ammissibile, procedibile e fondata la segnalazione. I campi contrassegnati dall’asterisco sono obbligatori.
Di seguito si riportano i campi principali da inserire in fase di compilazione della segnalazione:
- Identità: in questa sezione il segnalante se decide di inviare la segnalazione in forma anonima basterà flaggare la relativa casella “no”; in alternativa il sistema proporrà i campi relativi all’identificazione (nome e cognome, metodo alternativo di contatto: numero di telefono e email).
- Tipo di segnalazione: scritta/orale.
- Luogo e data in cui il presunto illecito è avvenuto.
- Descrizione – accurata, precisa e puntuale – di quanto si intende segnalare. Per essere conforme deve contenere una descrizione dettagliata dei fatti avvenuti e delle persone coinvolte.
- Eventuali prove a supporto della segnalazione (selezionando “SI” la piattaforma darà la possibilità di allegare un file).
Una volta compilati tutti i campi della segnalazione (almeno quelli obbligatori), premere sul tasto “Invia” in basso a sinistra per inviare la segnalazione.
Dopo l’invio della segnalazione ti sarà fornito un codice di ricevuta generato dalla piattaforma, necessario per il successivo monitoraggio. Tale codice dovrà pertanto essere pertanto salvato e conservato con cura in quanto in caso di smarrimento non sarà possibile recuperarlo.
2. Monitoraggio della segnalazione inviata
Il segnalante per visualizzare lo stato della segnalazione e comunicare con il Responsabile del Whistleblowing dovrà accedere allo stesso link (https://itagopartners.wb.onecompliance.cloud/#/), inserire il codice di ricevuta ed accedere alla pagina dedicata.
In questa pagina si avrà il dettaglio dello stato della segnalazione ed eventuali messaggi inviati dal responsabile del Whistleblowing/ Funzione di Riserva, con il quale sarà possibile comunicare.